Mag ik persoonsgegevens delen met derden?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) omvat veel regels waaraan u als ondernemer moet voldoen. Zo is o.a. geregeld hoe u met persoonsgegevens moet omgaan, welke maatregelen u moet nemen op het gebied van bescherming en tal regels omtrent het inrichten van bedrijfsmatige processen.

De AVG is zodoende behoorlijk complex van aard om te implementeren er moeten doorgaans de nodige stappen worden genomen om volledig te voldoen. Omtrent het delen van gegevens is de AVG zeer duidelijk en in dit artikel leggen wij u de regels uit.

U heeft toestemming om gegevens te delen:
Mits een natuurlijk persoon nadrukkelijk toestemming aan u geeft om zijn/haar gegevens te delen (verwerken) en er is met de derde een verwerkovereenkomst gesloten dan mag u in beginsel gegevens delen. Het is van belang hierbij wel op te merken dat de toestemming kloppend moet zijn voor het type gegevens en dat er voorts een wettelijke grondslag is om deze gegevens te verkrijgen.

U heeft toestemming, maar mag toch niet delen:
Voor het verwerken van strafrechtelijke gegevens (laat staan het delen) is een vergunning verplicht. Dit betekent dat als de derde waar u gegevens mee wenst te delen dergelijke vergunning niet heeft u gegevens niet mag delen. Eenzelfde kan ook gelden voor zeer bijzondere medische gegevens welke u alleen mag verwerken onder zeer strikte voorwaarden. Dan zijn er ook nog beperkingen die een EU-lidstaat kan opleggen inzake gegevens die u helemaal niet mag verwerken, in dit geval mag u gegevens logischerwijs naar nationaal recht in de lidstaat niet verkrijgen dus kan u ze ook niet delen.

De derde voldoet niet aan de AVG-normen:
Indien u gegevens mag delen conform de AVG én u heeft hiervoor de expliciete toestemming van de persoon is van belang dat de derde waarmee u de gegevens wil delen wel valt onder het bereik van de Europese Privacy wetgeving én hier ook nog eens aan voldoet. Gegevens delen met een partij die niet voldoet aan de geldende normen mag dus ook niet.

De verplichte verwerk(ers)overeenkomst
Indien de derde voldoet aan de normen én de persoon heeft toestemming gegeven én u heeft de AVG juist geïmplementeerd én de betreffende gegevens mogen naar hun aard gedeeld worden dan heeft u een verwerk(ers)overeenkomst nodig. Dit is een overeenkomst waarin u de rechten en plichten tussen u en de derde (de verwerker) uiteenzet, maar vooral de rechten van betrokkene vastlegt. Deze overeenkomst is zodoende het sluitstuk voor de uitwisseling van persoonsgegevens. Het is van belang dat de verwerk(ers)overeenkomst klopt, want het is immers uw verantwoordelijkheid als verantwoordelijke. Wij ontraden dit zodoende zelf op te stellen, maar hiervoor professionele juridische bijstand in te schakelen.

Delen krachtens een wettelijk voorschrift:
Indien de gegevens moeten worden gedeeld bijv. voor het verhalen van rechtsvordering spreken we van een uitzondering. In dergelijk geval hoeft u geen verwerk(ers)overeenkomst te sluiten, mits de uitzondering tevens van toepassing is op de verwerker.